Iklan Billboard 970x250

Kesekretariatan – Ini Dia Hal Yang Perlu Diketahui Saat Hendak Menerima dan Melayani Tamu

Iklan 728x90

Kesekretariatan – Ini Dia Hal Yang Perlu Diketahui Saat Hendak Menerima dan Melayani Tamu

Bang man - Pada postingan kali ini bang man akan kembali berbagi informasi untuk teman teman yang membutuhkan informasi mengenai bagaimana cara dan etika menerima serta melayani tamu dengan baik dan benar. baiklah langsung saja teman teman simak penjelasan dibawah ini.


Beberapa hal yang diharapkan tamu:

a. Tamu berharap bahwa ia akan menemukan seorang penerima tamu yang ramah dan bijaksana serta dapat memberikan informasi yang dibutuhkannya
b. Meskipun belum membuat perjanjian terlebih dahulu, tetapi mengharapkan pelayanan yang sopan. Ia tidak mau kedatangannya tidak dihiraukan ataupun tidak mendapatkan pelayanan yang pantas
c. Tamu mengharapkan resepsionis dapat menunjukkan orang yang dicari.
Tamu mengharapkan diberitahu kapan ia dapat bertemu dengan orang yang harus ditemui, jika yang bersangkutan tidak ada di kantor. 
d. Tamu mengharapkan dapat menerima keterangan yang benar
e. Tamu mengharapkan mendapat sambutan dengan penghargaan yang sepantasnya. Ia akan berusaha mengikuti segala prosedur yang biasa digunakan pada kantor tersebut.

Syarat Menerima Tamu

1) Sopan dan ramah
2) Berkepribadian yang baik
3) Bijaksana
4) Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang organisasi dimana ia bekerja, serta pengetahuan lainnya.

Pencatatan identitas tamu penting artinya:

a. Untuk mengetahui maksud tamu
b. Untuk menghindari adanya tujuan yang terselubung dari si tamu
c. Untuk menyalurkan si tamu kepada yang berwenang.

Perlu dilaksanakan beberapa hal berikut ini dalam melayani tamu:

1. Memberi salam dan menegur tamu dengan ramah, sopan dan menanyakan keperluan tamu serta mempersilahkan tamu mengisi kartu/buku tamu
2. Sebagai penerima tamu hendaknya dapat menjaga pembicaraan dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak untuk dibicarakan dengan tamu
3. Dapat mengarahkan tamu, memberi informasi yang dibutuhkannya dan membantu pimpinan dalam melayani dan membuat perjanjian dengan tamu 
4. Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan jangan sampai menyinggung perasaan tamu 
5. Usahakan agar tamu merasa senang apabila tamu terpaksa harus menunggu dan sediakan bahan bacaan (koran, majalah, dll) di ruang tamu 
6. Berikan perhatian kepada setiap tamu dan segera ambil keputusan bila tamu ternyata harus atau dapat disalurkan ke lain pejabat atau lain bagian.

Macam macam Tamu

1. Tamu dengan perjanjian terlebih dahulu 
2. Tamu tanpa atau belum mengadakan perjanjian
3. Tamu yang merupakan teman pimpinan
4. Tamu rutin atau relasi

Bila si tamu berada di lobby dan dilayani oleh receptionist,maka sekretaris harus datang menjemputnya di lobby.

Dan Apabila seorang sekretaris yang akan menerima seorang tamu pimpinan yang berada di ruang sekretaris perlu diperhatikan beberapa hal-hal berikut:

1. Tunjukkan bahwa anda adalah seorang sekretaris yang efisien, agar hal ini memberikan kesan pertama bagi tamu tersebut.

2. Usahakan ruangan sekretaris selalu tampak rapi.

3. Sambutlah setiap tamu yang datang dengan salam. Jika meja sekretaris di dekat pintu masuk, sekretaris tidak perlu berdiri, kecuali bila tamunya adalah orang penting atau orang yang lebih tua.

4. Sekretaris perlu menghentikan sejenak kegiatan mengetik atau membaca konsep surat, sewaktu ada tamu datang.

5. Jangan bercakap-cakap dengan pegawai lain sewaktu ada tamu.

6. Bila sekretaris sedang bicara di telepon, beri isyarat dan tersenyumlah, sehingga tamu mengerti bahwa sekretaris melihat kedatangannya.

Beberapa hal perlu diperhatikan terkait dengan tindakan sekretaris saat menerima tamu:
Bila sekretaris berhadapan dengan dua tamu yang sedang menunggu, tidak perlu saling diperkenalkan.
Sekretaris perlu berhati-hati dalam percakapan dengan tamunya, yaitu jangan membicarakan masalah politik, agama dan uang, baik dalam kantor maupun dalam masyarakat.
Apabila sekretaris perlu membantu pimpinan untuk mengakhiri suatu pertemuan maka dapat dipilih salah satu dari:

- Berikan kartu nama atau nama tamu ditik di kertas dan beri keterangan bahwa tamu selanjutnya sudah tiba, sekretaris jangan mengatakan apa-apa.

Tamu tanpa perjanjian

Beberapa tamu yang datang tanpa perjanjian yaitu:
- Ia adalah teman atau kelurga dari pimpinan.
- Ia adalah salesman yang ingin menawarkan produk.
- Ia adalah relasi atau tamu rutin.
Teman atau keluarga dari pimpinan

1. Tamu ini biasanya berkunjung ke kantor atasan tanpa membuat suatu janji terlebih dahulu.
2. Sambutlah setiap tamu yang datang dengan salam.
3. Kemudian beritahukan kepada tamu keberadaan pimpinan, jika pimpinan sedang rapat atau tidak ditempat (keluar kantor) sekeretaris dapat memberitahu kira-kira berapa lama mereka harus menunggu karena biasanya mereka bersedia menunggu.










Baca Juga
SHARE

Related Posts

Subscribe to get free updates

Posting Komentar

Iklan Tengah Post