Iklan Billboard 970x250

Pengertian Sekretaris, Fungsi dan Tugas Sekretaris Secara Lengkap

Iklan 728x90

Pengertian Sekretaris, Fungsi dan Tugas Sekretaris Secara Lengkap

Bang man - sekretaris merupakan hal yang sangat penting yang harus dimiliki oleh setiap organisasi, perusahaan atau instansi, tidak banyak orang yang memiliki skill untuk menjadi sekretaris, buruh kemampuan yang lebih agar untuk menjadi seorang sekretaris agar bisa berperan penting dalam menjalankan fungsi dan tugas tugas sebagai sekretaris, kali ini bang man akan sedikit berbagi informasi mengenai pengertian sekretaris, fungsi sekretaris dan tugas tugas sekretaris. Baiklah langsung saja kita lihat penjelasan berikut ini:

PENGERTIAN SEKRETARIS

sekretaris berasal dari bahasa Latin secretunm yang berarti rahasia. Kata ini juga dikenal dalam bahasa Belanda secretaries, dan dalam bahasa inggrisnya secretary Dari pengertian ini seorang sekretaris dituntut untuk mampu menyimpan rahasia dalam melaksanakan kerjaannya. Kemudian dalam perkembangannya kata sekretaris

mengandung pengertian yang jauh lebih luas lagi beberapa definisi tentang pengertian sekretaris. 

Fungsi Sekretaris

Sekretaris dibutuhkan oleh pimpinan untuk membantu meingankan tugas-hgas dan beban pimpinan, terutama dalam tugas yang bersifat rutin dan operasional, sehingga pimpinan berkonsentrasi dan mengurus tugas-tugas manajerialnya ada dasarya fungsi sekretaris adalah:
- Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan.
- Menangani informasi untuk pimpinan.
- Menjadi jembatan penghubung Untuk itu seorang pimpinan sangat membutuhkan sekretaris yang tidak hanya mampu menangani tugas-tugas rutin seperti menelepon atau mengetik, tetapi lebih dari itu, sekretaris mampu diajak berpikir logis dan pandai berkomunikasi.

Tugas Tugas Sekretaris

berikut ini diuraikan lebih mendalam tentang masing-masing dari tiga bidang tugas sekretaris:

1. Tugas rutin

Yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi; dilaksanakan tanpa perlu menunggu perintah khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus diselesaikan, sesuai dengan job description-nya.
Tugas rutin mencakup
- Membuka surat masuk untuk pimpinan.
-Menyusun/membuatkan surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi).
- Menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinan.
- Menerima telepon dan menelpon.
- Mengerjakan filing (berkas).
- Mengatur jadwal kegiatan (agenda) pimpinan.
- Menjaga kebersihan ruangan dan serta kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan saat bekerja.
- Menyiapkan pembuatan laporan.
-Mengelola kas kecil (Petty Cash).

Jadi setiap sekretaris harus mampu melaksanakan tugas-tugas rutin tanpa di suruh atau di instruksikan oleh pimpinannya.

2. Tugas Insidental

Yaitu tugas yang tidak setiap hari dihadapi oleh sekretaris hanya akan dilaksanakan apabila ada instruksi khusus dari, pimpinan. Pemberian tugas khusus biasanya berdasarkarn unsur kepercayaan pimpinan kepada sekretarisnya bahwa ia dianggap mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Adapun kegiatan yang termasuk tugas melaksanakan instruksi (tugas-tugas khusus) antara lain:

- Mempersiapkan kegiatan rapat (adapun kegiatan tersebut mulai dari menyusun daftar orang yang akan diundang hingga membuat surat undangan.

Jenis Jabatan Sekretaris

terampil dan mau bekerja keras. Parlu diketahui bahwa kedudukan, wewenang dan tanggung jawab seorang sekretaris di sebuah perusahaan dapat berbeda dengan di perusahaan lainnya. Hal ini disebabkan ada beberapa faktor mempengaruhi

Profesi sekretaris menuntut syarat-syarat berpengetahuan

1. Besar keclnya perusahaan atau organisasi.
2. Sifat perusahaan atau organisasi.
3. Kedudukan orang yang bekerjasama dengan sekretaris.
4. Kesediaan pimpinan dalam mendelegasikan tugas dan wewenang kepada sekretaris Kompetensi diri sekretaris serta kesediaannya untuk memikul.
Untuk itulah pengertian sekretaris perlu diperjelas dengan berdasarkan luas lingkup tanggung diadakannya pengelompokan-pengelompokan sebagai berikut Pengelompokan Sekretaris jawab :

1. Sekretaris Organisasi

memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau instansi tertentu. Sekretaris organisasi juga disebut excecutive.

2. Sekretaris pimpinan (Phvate Scretary)

Sekretaris pimpinan adalah tangan kanan pimpinan yany bertugas melaksanakan pekerjaan kantor untuk pimpinannya Sekretaris pimpinan adalah pegawal atau staff dari suatu organisasi atau perusahaan, karena ia diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan Sekretaris pimpinan bekerja tidak hanya untuk kepentingan pribadi pimpinan, namun bersifat kedinasan.

Adapun ciri-ciri sekretaris pimpinan adalah
- la bukan pimpinan suatu unit organisasi dan belum tentu mempunyai anak buah
- la tidak memiliki wewenang untuk membuat kebijakan perusahaan/organisasi, juga tidak berwenang mewakili pimpinannya membuat suatu kebijaksanaan. Jadi ia bukan termasuk kelompok policy maker

3. Sekretaris Pribadi (Personal Secretary)

Sekretaris Pribadi adalah seseorang yang melaksanakan akvitas kantor untuk membantu kepentingan seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Jadi ia bukanlah pegawai atau staf dari organisasi atau perusahaan, tetapi ia diangkat dan di secara perorangan.

Contohnya: Sekretaris pribadi seorang artis.

Itu tadi sedikit penegasan yang bisa bang man bagikan semoga bisa membantu.
Baca Juga
SHARE

Related Posts

Subscribe to get free updates

Posting Komentar

Iklan Tengah Post